Contexte
L’AFPPCD est un organisme français de formation d’assistants dentaires. Son siège se trouve à Paris et elle dispose également de centres de formation à Lille, Marseille et en Guadeloupe.
Au fil de l’évolution de la formation d’assistant dentaire, les technologies pédagogiques ont dû elles aussi s’adapter. Les activités réalisées sur papier ont progressivement laissé place à des exercices reproduisant les outils numériques utilisés au quotidien dans les cabinets dentaires.
Cette transformation s’est traduite par l’introduction d’ordinateurs et de tablettes dans les activités d’apprentissage, ainsi que dans les méthodes d’évaluation.
Aujourd’hui, l’AFPPCD gère près de 240 appareils répartis entre ses différents sites, dont environ 230 Chromebooks et une dizaine de tablettes. Pour Josep Sarrion Marin, directeur général et président de l’AFPPCD-IDF, l’enjeu ne consistait pas simplement à acquérir les appareils. Il fallait garantir leur sécurité, leur recharge, leur bonne gestion et leur disponibilité à tout moment.
« Nous avions besoin d’une solution pour ranger tous les ordinateurs et toutes les tablettes, nous assurer qu’ils soient chargés, prêts à l’emploi et bien organisés, afin d’éviter les vols et les pertes et de garantir la sécurité de l’ensemble du matériel. »
Pour répondre à ce besoin, l’AFPPCD a progressivement déployé une solution LocknCharge composée de huit chariots Carrier™ et d’une tour de casiers connectés FUYL™ à 15 emplacements.
Le défi : accompagner la numérisation du programme de formation
Le passage à une formation numérique a été rendu nécessaire par l’évolution du cursus.
Les assistants dentaires doivent se familiariser avec les logiciels qu’ils seront amenés à utiliser dans les cabinets dentaires. À l’AFPPCD, les étudiants se servent de Chromebooks pour s’exercer sur des cas pratiques : gestion de dossiers patients fictifs, prise de rendez-vous, organisation des plannings, facturation, codification des actes et autres tâches administratives.
Avant la réforme du programme, certains de ces exercices étaient réalisés sur papier.
Une fois les Chromebooks déployés, les formateurs ont progressivement élargi leur utilisation à d’autres modules de formation, tels que la préparation de CV et de lettres de motivation.
Cependant, la gestion d’un parc d’appareils plus important a fait émerger de nouveaux défis opérationnels :
- Où stocker les appareils ?
- Comment s’assurer qu’ils soient constamment chargés ?
- Comment permettre aux formateurs et aux étudiants d’y accéder de manière autonome lorsqu’ils en ont besoin?
La sécurité figurait également parmi les priorités. Suite à la disparition de matériel dans des espaces de travail ouverts, Josep Sarrion Marin recherchait une solution garantissant un meilleur contrôle des appareils et limitant les risques de perte ou de vol.
« Je voulais absolument savoir à tout moment où se trouvait chaque tablette. »
La solution : des chariots Carrier pour les étudiants et une tour de casiers connectés FUYL pour les examinateurs
L’AFPPCD a tout d’abord déployé huit chariots Carrier de LocknCharge pour assurer la gestion des Chromebooks sur ses quatre sites de formation.
Les Chromebooks grand format sont rangés dans les chariots à l’aide des racks en métal fournis. Les étudiants peuvent alors se servir directement dans le chariot et rejoindre leur table, sans intervention du personnel.
Grâce à leur ouverture par le dessus, les chariots offrent une visibilité immédiate sur les appareils et en facilitent l’accès.
« Dès qu’on l’ouvre, on voit tous les appareils. Il est donc très facile de les récupérer. »
L’AFPPCD a, par la suite, installé à Paris une tour de casiers connectés FUYL afin de répondre à un autre besoin : la gestion des tablettes utilisées au cours des examens.
Les examinateurs peuvent désormais enregistrer directement les résultats sur une tablette. Les données sont alors intégrées au système principal de l’AFPPCD, éliminant toute ressaisie manuelle par l’administration.
La distinction entre les deux parcs d’appareils est intentionnelle :
- Les Chromebooks sont principalement utilisés par les étudiants et sont conservés dans les chariots Carrier.
- Les tablettes sont utilisées par les formateurs et les examinateurs. Elles sont sécurisées dans les casiers connectés FUYL jusqu’à leur utilisation.
Grâce aux casiers connectés, l’AFPPCD bénéficie de la traçabilité recherchée par Josep Sarrion Marin. Chaque utilisateur accède au système via un code personnel, tandis que le logiciel FUYL consigne les ouvertures de compartiments ainsi que les retours d’appareils.
Cette visibilité permet d’identifier rapidement les utilisateurs ayant accédé à un appareil et de confirmer sa restitution.
La gestion à distance des accès constitue un autre avantage.
Lorsque l’accès à un compartiment pose problème, Josep Sarrion Marin peut l’ouvrir à distance depuis son smartphone via le portail d’administration, sans avoir besoin d’être sur place.
Il a lui-même pu constater l’utilité de cette fonctionnalité lors d’un voyage au Japon.
« Quelqu’un avait oublié son code. J’ai donc ouvert le compartiment depuis le Japon en deux secondes. »
La gestion à distance répond à un enjeu plus global pour l’AFPPCD, celui de permettre l’accès aux appareils à tout moment, indépendamment de la présence de M. Sarrion Marin ou des horaires de bureau.
Cet aspect est particulièrement important pour les examens sur tablette, car ils nécessitent un accès fiable aux équipements, même lorsque le responsable est absent.
Le résultat : une réduction de la charge administrative et un gain d’efficacité
C’est dans le cadre des examens de l’AFPPCD que les bénéfices ont été les plus visibles pour remplir les grilles d’évaluation.
Les résultats n’ont plus besoin d’être saisi manuellement dans le système central de l’AFPPCD, ce qui ajoutait une étape administrative supplémentaire.
Grâce aux tablettes, la gestion des épreuves est devenue plus fluide.
« Cela représente un gain de temps considérable. »
L’AFPPCD a pu constater concrètement les avantages de cette approche en juillet, lorsque des examens ont eu lieu à Lille alors que Josep Sarrion Marin était en déplacement. Les tablettes n’ayant pas été apportées au centre, les équipes ont dû revenir au format papier.
« Ils ont dû tout faire à la main et tout le monde se plaignait : “C’est tellement long. Il n’y a pas de tablettes.” »
À la suite de cette expérience, l’AFPPCD prévoit de déployer à Lille le même dispositif qu’à Paris, afin d’éviter les déplacements de tablettes entre les différents sites.
Au-delà des aspects techniques, l’organisation matérielle s’est révélée tout aussi bénéfique. Josep Sarrion Marin tenait particulièrement à éviter que les tablettes, chargeurs et câbles ne se retrouvent disséminés sur les bureaux ou dans les différents locaux.
« J’ai un problème avec les câbles. Je déteste les voir traîner. »
Grâce à un espace de rangement dédié, chacun sait où trouver les tablettes et où les rapporter.
Josep Sarrion Marin indique également que la personne chargée de l’organisation quotidienne des examens apprécie de retrouver chaque matin des tablettes rangées, chargées et prêtes à l’emploi.
La solution a également révélé un avantage inattendu. Les compartiments inutilisés de l’armoire installée à Paris servent désormais à sécuriser les ordinateurs portables de certains formateurs, leur évitant les allers-retours quotidiens avec leur matériel.
Pourquoi LocknCharge ?
L’AFPPCD a découvert LocknCharge par l’intermédiaire de son revendeur de référence. Josep Sarrion Marin a été séduit par le design des chariots, leur prix compétitif et leur ouverture par le dessus, très pratique au quotidien.
Après plusieurs années d’utilisation concluante, le choix de LocknCharge s’est imposé naturellement lorsque l’AFPPCD a décidé d’équiper ses équipes de casiers connectés. M. Sarrion Marin apprécie également les détails de la FUYL Tower, comme la petite fenêtre et le voyant d’état de charge intégrés à chaque compartiment, qui permettent de repérer immédiatement les appareils disponibles.
Il souligne la simplicité du logiciel FUYL, qu’il décrit comme « intuitif et simple à utiliser ».
Perspectives : reproduire un modèle qui a fait ses preuves
Forte de l’expérience réussie à Paris, l’AFPPCD envisage de déployer à Lille une tour connectée FUYL plus petite, équipée de cinq tablettes. Cela lui permettra de mettre fin au transport de matériel entre les deux sites lors des examens.
Elle étudie par ailleurs l’installation d’un second chariot Carrier à Marseille, accompagnée de l’achat potentiel d’environ dix Chromebooks supplémentaires.
L’objectif de l’AFPPCD est clair : assurer la disponibilité, l’organisation et la sécurité des équipements, tout en facilitant l’accès des utilisateurs aux outils dont ils ont besoin.
